Kā divās nedēļās izdarīt gada darbu? Covid19.gov.lv Case Study

12. martā valstī izsludināja ārkārtējo situāciju, jau 25. martā tika atklāta vienotā informatīvā mājaslapa par Covid-19. Citkārt birokrātiska un dārga projekta izstrāde šoreiz notika neticami ātri un turklāt ar ierobežotu budžetu.

Nav laika brīfam
Pandēmijas sākumā uzreiz kļuva skaidrs, ka sabiedrības dezinformācija ir viena no bīstamākajām lietām valsts drošībai pret Covid-19 uzliesmojumu. Lai arī valdība regulāros brīfingos skaidroja presei un iedzīvotājiem par izmaiņām, ar to bija par maz. Formālos paziņojumus nomāca baumas, nesaprašanās, neapmierinātība, un, meklējot papildu informāciju internetā, nebija vienotas, oficiālas vietnes.

Lapas projektu uzņēmās Slimību profilakses un kontroles centrs un Valsts kanceleja. Ne tāpēc, ka tas būtu viņu darbs, bet tāpēc, ka tobrīd Veselības ministrijas darbiniekiem jau bija necilvēcīga slodze, cīnoties ar nesaprotamo ienaidnieku. Šādos brīžos pat valsts aparāts sāk darboties pēc “darām visu, ko varam” modeļa.

Atšķirību no citiem projektiem sapratām jau no pirmās minūtes. Parasti līdzīgs projekts sāktos lēni – mūsu epastā iekristu brīfs ar vismaz nedēļas termiņu tā izlasīšanai, tālāk sekotu tikšanās, piedāvājuma saskaņošana, stratēģijas izstrāde, kaulēšanas par izmaksām… Ne šoreiz. Darbs sākās Valsts kancelejas Komunikācijas departamenta vadītājas Ilzes Pavlovas jautājumu: “Vai varat mums uztaisīt mājaslapu uz rītdienu?” Protams, ka varam. Budžetu pieņēmām kā faktu, termiņus kā izaicinājumu.

Stratēģijas vietā intuīcija
Protams, “uz rītdienu” bija tēlains apzīmējums, tam, ka lapai jābūt gatavai mazāk kā divu nedēļu laikā. Ko tas nozīmē izstrādes komandai? Vispirms – saprast, kā uzkāpt pa trepēm, izlaižot vismaz divus pakāpienus katrā solī. Stratēģiskais virziens un pirmās skices tapa burtiski vienā naktī, izskatot citu valstu lapas, izvēloties veiksmīgākos piemērus un paņemot no katra labāko.

Galvenais uzstādījums, kam vajadzīgs risinājums, bija mazināt plaisu starp oficiālajiem paziņojumiem un sabiedrību. Tāpēc intuitīvi un uzreiz pieņēmām lēmumu, ka stratēģijas pamatā būs uz lietotāju centrēts saturs un struktūra. Sākot ar to, ka vietnē visam jābūt ātri atrodamam un beidzot ar to, ka informācija tiks skaidrota vieglā valodā. Nav birokrātiskas sarežģītības un nav nekā lieka.

Vēl viens izaicinājums – informācija nemitīgi mainās, turklāt, situācijai attīstoties, bija skaidrs, ka mainīsies arī tās prioritātes. Piemēram, sākumā ļoti svarīgi bija skaidrot repatriācijas procesu, taču tam bija gala termiņš. Tāpēc ar Valsts kanceleju kopīgi vienojāmies par divām lietām. Pirmkārt, vietnē varēs atrast “pirmās nepieciešamības” informāciju, taču tālāk tā vedīs uz attiecīgo iestāžu lapām. Otrkārt, būs iespēja pārkārtot, kādā secībā informatīvie bloki parādās. Tādējādi, kad notiek, piemēram, lielas izmaiņas izglītības sistēmā, tas būs pamanāms uzreiz, ienākot vietnē.
Šis svarīgais pamats, uz kura tālāk balstījās viss projekts, tapa mežonīgā ātrumā. Šeit jāpateicas tam, ka ne tikai mūsu, bet arī Valsts kancelejas komanda bija gatava 24 stundas diennaktī reaģēt un apstiprināt mūsu idejas. Tādā veidā mēs īsā laikā pārkāpām ne tikai divus, bet četrus pakāpienus uzreiz.

12 cilvēki 3 maiņās
Lai palaistu lapu absolūtā bezprecidenta termiņā, iConcept pusē tika piesaistīti visi iespējamie cilvēkresursi. Divpadsmit cilvēki strādāja trijās maiņās, dalot pienākumus gan pa etapiem, gan nomainot viens otru brīžos, kad “vienkārši vairs nevar”.

Pirmajās dienās pieņēmām lēmumu, ka vietnes palaišana notiks divās kārtās. 25. martā publicējām lapas pamatu ar biežāk uzdotajiem jautājumiem un svarīgāko kontaktinformāciju un saitēm uz citu iestāžu lapām. 3. aprīlī – jau paplašinātus informatīvos blokus, statistiku un papildu dizaina risinājumiem.

Uz labiem pamatiem var uzcelt arī debesskrāpi
Esam lepni par to, ka Covid.gov.lv neizskatās kā dažās nedēļās veidots projekts un ka lapa ir Google rezultātu augšpusē. Ir lieliski, ka sadarbībā ar Info.gram izdevās izveidot interaktīvu statistikas lapu, kurā lietotāji var ērti uzzināt jaunākos datus.

Taču visvairāk priecājamies par vietnes neredzamo daļu. Vienalga, cik ātri, bet darbs ir jādara pamatīgi. Mūsuprāt, katrai vietnei vajadzīga laba struktūra un darbiniekiem draudzīgs administrācijas panelis – tādējādi var radīt ilgtspējīgu produktu. Un šoreiz tas izdevās, pat neskatoties uz prātam neaptveramajiem termiņiem. Tā kā pamats ir tapis gana spēcīgs, redzam, ka vietnei ir potenciāls turpināt darboties un kalpot vienotai krīzes komunikācijai arī pēc Covid-19 pandēmijas.